Produktivität und Effizienz
MailStore Server zeichnet sich durch intuitive Bedienbarkeit und einen komfortablen Suchzugriff aus, der Ergebnisse mit hoher Geschwindigkeit liefert. Mitarbeiter selbst können über den Browser (WebAccess), ein Outlook Add-in oder die MailStore Client-Software auf das Archiv zugreifen, ohne Rückfragen an die hausinterne IT-Abteilung stellen zu müssen, was die Produktivität und Informationsverfügbarkeit deutlich verbessert.
Des Weiteren schützt MailStore Server vor Datenverlusten: Neben dem versehentlichen oder unter Umständen vorsätzlichen Löschen von Mails durch Mitarbeiter, können Nachrichten auch durch technische Probleme verloren gehen (bspw. defekte PST-Dateien in Outlook). MailStore Server kann so konfiguriert werden, dass ein Löschen von Mails komplett unterbunden wird (Rechtevergabe, Teamzugriffe, etc.). Natürlich kann im Rahmen der Rechtevergabe auch der gegenseitige Zugriff auf das Archiv von Teammitgliedern im Vertretungsfalle konfiguriert werden. Die Datensicherung des gesamten Archivs erfolgt zentral und kann mit jeder beliebigen Backup-Software durchgeführt werden.

Geringe Kosten und vollständige Sicherheit
Durch die Integration einer eigenen Speichertechnologie benötigt man im Betrieb von MailStore keine zusätzliche Datenbankanwendung, wie beispielsweise den MS SQL-Server. Das spart Kosten und weiteren Administrationsaufwand. Die nach oben offene Skalierbarkeit und das Wegfallen von Postfachbegrenzungen sparen Speicher und Verwaltungskosten und entlastet IT-Verantwortliche im Unternehmen. Der schnelle und komfortable Zugriff auf die archivierten E-Mails steigert die Mitarbeiterproduktivität. Datenverlusten wird durch eine vollständige und sichere Archivierung vorgebeugt.

Aus rechtlicher Sicht - Gesetzeskonform und revisionssicher
Der Gesetzgeber hat Unternehmen dazu verpflichtet, alle geschäftsrelevanten E-Mails bis zu zehn Jahre lang vollständig aufzubewahren und jederzeit maschinell auswertbar vorhalten zu können. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Daten nicht nachträglich gelöscht oder verändert werden können. Die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen durch MailStore Server wurde durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüft und zertifiziert. Diese Zertifizierung fand auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. (IDW) statt und berücksichtigte alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen. Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz können daher sicher sein, dass MailStore Server die Einhaltung rechtlich relevanter Vorschriften ermöglicht.

Rechtssicherheit
MailStore Server wurde von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft auf Revisionssicherheit überprüft und als bislang einzige Software-Lösung zur Archivierung von E-Mails zertifiziert. MailStore Server erfüllt die im deutschsprachigen Europa geltenden rechtlichen Vorgaben zur Archivierung von E-Mails.

Wie sicher ist der Mail Store Server
MailStore Server bietet die Möglichkeit, E-Mails direkt nach deren Eingang auf dem entsprechenden Server zu archivieren. Durch eine entsprechende Rechtevergabe kann Datenverlusten durch versehentliches oder absichtliches Löschen der Mails durch Mitarbeiter vorgebeugt werden. Die Manipulation von E-Mail-Inhalten wird durch die Implementierung verschiedener Technologien in MailStore Server verhindert, hierzu gehört die Bildung von Hash-Werten über die Inhalte der Nachrichten, bzw. die Verwendung einer internen AES256-Verschlüsselung von E-Mail-Texten und Anhängen. Eine zusätzliche Sicherung der Daten auf WORM-Medien wird direkt durch MailStore Server unterstützt.